Programvare- og konsulentselskapet Nordic BIM Group så behovet for å effektivisere store deler av sin salgsprosess. De ønsket at selgerne bare skulle trenge å jobbe i ett system, og at data skulle flyte mellom CRM- og regnskapssystemet. Ved hjelp av en integrasjonsplattform og integrasjoner fra Axaz har Nordic BIM Group lykkes med å automatisere flere manuelle oppgaver og prosesser knyttet til salg, slik at selgerne kan bruke mer tid på verdiskapende oppgaver.
- Med implementering av integrasjonene får vi automatisert dataflyt knyttet til salg. Et salg fra Hubspot opprettes automatisk i 24SevenOffice slik at jobben med å fakturere kunden blir mye enklere. Om kunden ikke allerede finnes i vårt regnskapssystem opprettes kunden automatisk med all relevant informasjon. Selgerne slipper å forholde seg til flere systemer og sparer dermed masse tid, forteller Kristofer Anker, Group Marketing Manager i Nordic BIM Group.
Nordic BIM Group er et programvare- og konsulentselskap som spesialiserer seg på å gi virksomheter et digitalt fortrinn ved å tilpasse BIM- og PropTech-produkter til nordiske markedsforhold. Selskapet er et resultat av en sammenslåing av tre selskaper i Norge, Sverige og Finland som til sammen utgjør over 30 års erfaring innen arkitektur-, bygg- og eiendomsbransjen. Sammen jobber de mot målet om å realisere det fulle potensialet til digitalisering av hele verdikjeden for det bygde miljø.
Nordic BIM Group hadde behov for integrasjoner mellom CRM-systemet Hubspot og ERP-systemet 24SevenOffice, slik at selgerne bare skulle trenge å forholde seg til ett system (Hubspot). Standardintegrasjonene som var tilgjengelig løste ikke dette behovet, som gjorde at Nordic BIM Group trengte tilpassede integrasjoner basert på forretningslogikk.
Nordic BIM Group er lokalisert i Norge, Sverige og Finland, og har derfor tre ulike regnskapsinstanser i 24SevenOffice. I Hubspot jobber selgerne på tvers av land og juridiske enheter, men i samme CRM-instans. Det var kritisk at integrasjonene tok hensyn til hvilken data fra Hubspot som skulle sendes til korrekt regnskap og korrekt juridisk enhet. Informasjon som flyter mellom 24SevenOffice og Hubspot er data knyttet til blant annet ordre, kunder, produktkatalog, produkter på ordre og fakturainformasjon.
Et av hovedmålene til Nordic BIM Group var at selgerne kun skulle trenge å forholde seg til ett system (Hubspot) gjennom hele salgsprosessen fra et potensielt salg oppstår og helt til salget er lukket og skal faktureres.
Axaz utviklet integrasjoner mellom Hubspot og 24SevenOffice ved bruk av integrasjonsplattformen Boomi. En integrasjonsplattform lar deg koble sammen systemer og applikasjoner kostnadseffektivt og raskt. Den løser komplekse IT-utfordringer ved å integrere systemer, lokale og skybaserte applikasjoner, datakilder og enheter på tvers av en kompleks organisasjonsstruktur, i én og sammen løsning.
Det ble utviklet flere integrasjoner for å støtte prosesser knyttet til fakturering av kunder basert på avtaler og tilbud som blir lagd i Hubspot. For at selgerne skulle slippe å måtte gå inn i 24SevenOffice for å fakturere kunder, utviklet Axaz en integrasjon som automatisk oppretter en ordre i regnskapssystemet når en avtale i Hubspot er definert som vunnet. Den avtalen må følgelig inneholde detaljer omkring fakturadato, produkter, priser på produkter, valuta, juridisk enhet avtalen tilhører etc. Informasjon om tilgjengelige produkter i de ulike juridiske enhetene befinner seg i regnskapssystemet. For å tilgjengeliggjøre produktkatalogen i Hubspot, utviklet Axaz en integrasjon som overførte produkter fra 24SevenOffice og lagret disse i Hubspot med informasjon som priser, valuta, produktnummer osv.
“Axaz hadde tidligere erfaring med å utvikle og forvalte integrasjoner mellom 24SevenOffice og Hubspot. Selv om våre spesifikke behov for integrasjoner ikke var utviklet tidligere, kom vi sammen med teamet i Axaz frem til løsninger som løste våre behov godt. Vi i Nordic BIM Group kunne formidle behov rundt et overordnet mål, som Axaz videre brukte som grunnlag til å utarbeide løsninger.", sier Anker.
Videre utviklet Axaz hovedintegrasjonen for overføring av lukkede avtaler i Hubspot til en ordre i 24SevenOffice. For å lage en robust integrasjon er det viktig at kunden som skal faktureres faktisk eksisterer i regnskapssystemet. Hvis den ikke finnes vil en ny kunde opprettes automatisk i regnskapet. Når vi vet at kunden eksisterer, opprettes en ny ordre med detaljer om hvilke produkter, antall, priser, rabatter, valuta, eventuelle kommentarer på ordrelinjene, fakturadato mm.
Selgerne i Nordic BIM Group trenger ikke lenger opprette fakturaene i flere systemer manuelt for at de skal sendes fra regnskapssystemet. Nordic BIM Group vet at kundene faktureres på riktig tid, og at datakvaliteten og konsistensen på tvers av CRM-systemet og regnskapssystemet øker. Kundene som opprettes i begge systemene har samme navn, og produktene som faktureres og prisene er like i både regnskapssystemet og i Hubspot.
"Etter at integrasjonene var satt i produksjon dukket det opp nye behov knyttet til ting som måtte endres og optimaliseres. Verdien av å ha Axaz på laget som en proaktiv partner har vært veldig stor ettersom vi kan realisere endringer og nye behov raskt. Vi opplever at Axaz har utviklet løsninger som gjør at mindre endringer i integrasjonene, og hvordan de skal fungere er enkle å tilpasse.”, sier Anker.
Etter implementeringen av integrasjonene og integrasjonsplattformen sparer selgerne i Nordic BIM Group masse tid ved at flere manuelle oppgaver og prosesser er automatisert. Dette gjør at selgere kan bruke mer av sin tid på å skape verdi for selskapet!
