Flere virksomheter bruker i dag eldre og utdaterte ERP-systemer. Mange av disse systemene nærmer seg sitt “end-of-life”, hvor de ikke lenger kommer til å bli oppdaterte med ny programvare og leverandøren ikke lenger tilbyr support. Slike systemer kan bli en hemsko for innovasjon i virksomheten, og kan representere stor risikofaktor med tanke på sikkerhet. Du vil nødig kjøre et utdatert system som ikke lenger oppdateres. Det kan koste deg dyrt.
ERP-systemet er en av de viktigste komponentene i en virksomhets teknologilandskap, og er helt avgjørende for at virksomheten skal kunne utøve sin kjernevirksomhet. Systemet tar seg av kritiske operasjoner som produksjon, lagerstyring, salg, innkjøp og økonomi. Det er selve hjerte av virksomheten.
Men hva gjør du når hjertet av virksomheten snart slutter å slå? Eller i beste fall slutter å motta den støtten det trenger for å fungere optimalt.
Flere og flere virksomheter sitter midt oppe i denne problemstillingen, hvor de har eldre og utdaterte ERP-systemer som trengs å fases ut. Denne artikkelen vil svare på hvilke risikoer bruk av et utdatert ERP-system bringer med seg, og hva som er viktig å tenke på når du skal bytte system.
Sikkerhet
Et ERP-system som ikke lenger mottar oppdateringer eller support kan representere en stor sikkerhetsrisiko for virksomheten. Kravene til programvare når det kommer til sikkerhet endrer seg hyppig, i likhet med at metodene til aktører med onde hensikter stadig blir mer effektive og avanserte. Et utdatert system kan mangle tilstrekkelig sikkerhetsfunksjonalitet og dermed være et lett bytte for en angriper.
Begrensninger og kompleksitet
Et utdatert ERP-system kan ha flere begrensninger og føre til utfordringer knyttet til kompleksitet. For eksempel om noe skulle skje med systemet som fører til nedetid, kan det være vanskelig å løse feilen uten tilgjengelig support fra leverandøren. Dette kan igjen føre til stor reduksjon i produktivitet til man har fått løst feilen.
En annen begrensning et utdatert system kan føre til er lavere kompatibilitet mot andre systemer. Du kan for eksempel komme til å slite med å integrere mot andre nyere systemer i virksomheten. Dette vil igjen øke tids- og ressursbruk på manuell data-input, og kan føre til dårligere datakvalitet.
Man har gjerne hatt ERP-systemet over lang tid, og gjennom systemets levetid bygd seg opp kompleksitet i og rundt systemet. Dette kan for eksempel være i form av egne justeringer i systemet, eller integrasjoner mot andre systemer. Du sitter dermed på mye teknisk gjeld som kan hindre automatisering av prosesser, utnyttelse av ny teknologi eller annen innovasjon som ikke er mulig på grunn av høy grad av kompleksitet.
Juridiske retningslinjer
Endringer av juridiske lover og forskrifter kan kreve endring av systemer og annen programvare. Et eksempel på dette er innføringen av GDPR i 2018. Utdaterte ERP-systemer kan i mange tilfeller ikke være i stand til å implementere slike endringer eller gi den støtten man trenger for å overholde de.
Kostnader
Punktene over betyr ekstra kostnader.
Alle disse punktene påfører deg ekstra kostnader, og hindrer selskapet å være konkurransedyktig.
Plan/strategi
Skal du gå i gang med å bytte ERP-systemet er det viktig å ha en god plan og strategi for å ha best mulig forutsetninger for at endringen blir vellykket. Du ville ikke kjøpt et par sko, uten å vite hvilken størrelse du bruker. Det samme gjelder for et ERP-system. Det er helt avgjørende at du har god innsikt i behovene til virksomheten, og hvordan ERP-systemet skal støtte disse behovene.
Her anbefaler vi å finne ut av følgende:
Hva er forretningsbevhovene til virksomheten i dag og fremover?
Sørg for å gjøre gode analyser av hva som er behovene til virksomheten. Det er viktig at ERP-systemet evner å støtte opp rundt disse behovene.
Videre bør du også tenke på virksomhetens fremtidige behov. Et nytt ERP-system er en langsiktig investering, og med tanke på den raske endringstakten i ulike bransjer og på teknologisiden er det viktig å anskaffe et fremtidsrettet system som kan støtte fremtidige behov.
Hva er omfanget av dagens løsning?
Ha god kontroll på omfanget av dagens ERP-system, og hvilke prosesser det støtter. Sørg for at du har oversikt over hvilke avhengigheter systemet har gjennom integrasjoner, prosesser og personer. God kontroll over selskapets virksomhetsarkitektur vil støtte deg i denne prosessen.
Du vet dermed hvordan utskiftning av systemet vil påvirke andre deler av virksomheten, som for eksempel hvordan systemer som er integrert med det gamle ERP-systemet blir berørt. Du vil nødig trekke ut ledningen til ERP-systemet, og risikere at flere andre systemer også går i svart!
Gode analyser av teknologi
Sørg for å gjøre gode analyser over hvilke muligheter som finnes, spesielt med tanke på teknologivalg. Det finnes et hav at ulike løsninger og teknologivalg der ute. Gjør hjemmeleksen din og pass på at du velger teknologi som dekker dine behov og støtter deg best mulig. Vurdere for eksempel automatiseringsmuligheter ved bytte av system. Her ser vi en rekke muligheter utover ren systemfunksjonalitet, som mulighet til å automatisere rapportering på tvers av hele systemporteføljen.
Ett system eller best-of-breed?
Et viktig spørsmål å stille seg er om man skal gå for ett system som dekker alle behov, eller å gå for flere systemer fra ulike leverandører til å dekke behovene.
Med ett system får du tilgang til en rekke funksjonaliteter og moduler fra én løsning, ferdig integrert “rett-ut-av-boksen”. Du trenger også bare å forholde deg til én leverandør når det kommer til support.
Derimot kan du ende opp med med flere moduler og funksjonalitet du egentlig ikke trenger, og dermed betale dyrt for noe du ikke skal bruke. Det som også er viktig å merke seg er at en ERP-leverandør sjeldent (eller aldri) er best på alle forretningssystemer. Noen har kanskje en sterk modul for produksjonsstyring, andre er gode på CRM, mens en annen løsning er best på økonomifunksjoner. Store ERP-leverandører leverer disse systemene i én løsning, men alle moduler i et ERP-system er sjeldent best på sitt område.
Det andre alternativet er kjent som “best-of-breed”, som betyr at virksomheten tar i bruk løsninger som er best på akkurat det området de er ment å løse. Dette gjør at virksomheter kan velge det som til enhver tid løser deres konkrete behov på en optimal måte. Dette er en økende trend blant virksomheter i dag.
Teknologiutviklingen beveger seg utrolig raskt, og nye systemer og applikasjoner blir utviklet i høyt tempo. Samtidig øker også endringstakten til virksomhetene hvor nye behov stadig melder seg. Dette gjør at flere og flere virksomheter går for best-of-breed løsninger for å kunne være smidige og endringsdyktige og enkelt bytte ut systemer når behov endrer seg eller ny og bedre teknologi blir tilgjengelig. Dette er en større utfordring om man er knyttet til kun én leverandør.
Går man for en best-of-breed løsning er det avgjørende å rigge seg med en fremtidsrettet integrasjonsarkitektur. Med systemer fra ulike leverandører er det kritisk å løse integrasjonsbehovene for å skape dataflyt og få systemene til å snakke sammen. Her anbefaler vi i å benytte en integrasjonsplattform som man integrerer alle systemene mot. Dette er en robust og smidig måte å integrere, og gjør det effektivt å endre og bytte ut systemer i fremtiden.
Involver de riktige interessentene
En viktig faktor, som kanskje mange glemmer, er å involvere personene som faktisk skal bruke systemet(ene). De som har behovet burde kunne påvirke hvilke løsninger de skal ha og hvilke funksjonalitet som skal være inkludert. Dette skaper forankring for det nye systemet i virksomheten, og gir et bedre grunnlag for at de ansatte skal ønske endringen velkommen. Mislykkes man her kan man risikere å få demotiverte ansatte, og i verste fall ansatte som slutter.
I dagens digitale verden er det avgjørende å ha tilgang til data og innsikt om egen virksomhet for å ta gode beslutninger for fremtiden. Denne dataen burde også være i sanntid. Et utdatert ERP-system uten tilstrekkelig funksjonalitet og kompatibilitet kan holde deg tilbake. Du vil fort risikere å gå glipp av forretningskritisk informasjon, og kan ende opp med å ta beslutninger basert på intuisjon og ikke data. Markedet beveger seg utrolig raskt, som krever at virksomheter er smidige og endringsdyktige. For å lykkes er det kritisk å ha kontinuerlig oppdatert innsikt om virksomheten.
Å skifte ut et ERP-system er en betydelig investering. Det medfører blant annet kostnader knyttet til lisens, implementering, opplæring, interne tilpasninger, kundesupport og vedlikehold. Dette gjør at flere virksomheter kanskje vegrer seg for å gjennomføre et slikt skifte. Derimot kan risikoen ved å fortsette å bruke et utdatert system påføre betydelige større kostnader for virksomheten.
Det er viktig å ikke se byttet av system som et isolert initiativ, men heller som en del av en større digital transformasjon. Et slik initiativ må på plass for å evne å bli datadrevet og endringsdyktig. Som nevnt i innledningen er ERP selve hjertet av organisasjonen, og helt avgjørende for å kunne utføre kjernevirksomheten. Du vil nødig risikere at denne delen av virksomheten ikke fungerer optimalt, eller representerer en stor sikkerhetsrisiko.
Gjør du derimot gode forberedelser og analyser, og evner å knytte valg av løsning til din virksomhets forretningsbehov vil du ha gode forutsetninger for å lykkes. Det vil mest sannsynlig også føre til at du kan øke produktivitet, bli mer kostnadseffektiv og bedre rigget for videre vekst.
Ole Aavik er ansvarlig for markedsføring i Axaz. Han er opptatt av teknologi og innovasjon, og brenner for å formidle alle mulighetene som ligger i digital transformasjon.
Fagartikler, nyheter og annet innhold fra Axaz rett i din innboks, én gang i måneden. Skriv inn mailen under for å melde deg på!
