I dagens digitale verden er teknologi og kultur en essensiell del av strategien til virksomheter. Den teknologiske utviklingen er eksponentiell og virksomheter som ikke utnytter seg av de nye teknologiske mulighetene vil på sikt tape konkurransefortrinn og dø. Nye systemer og applikasjoner lover at de "automatisk" vil gi deg økt fortjeneste, økt effektivitet og stort sett alt annet som skal spare tid og kostnader. Erfaringen er dessverre at dette resultatet er unntaket, og ikke regelen. De fleste IT -prosjekter går over tid, gir ingen klar avkastning, eller blir aldri fullført.
Menneskene i Axaz har de siste årene jobbet med hundrevis av selskaper som har gjennomgått større og mindre digitale transformasjoner. Under har vi oppsummert 5 hovedgrunner til at digitale transformasjonsprosjekter feiler og beskrevet hva vi erfarer at de som lykkes gjør annerledes.
Digitale transformasjonsprosjekter fører til endring på mange nivåer. Erfaringen er at mange virksomheter dessverre feiler fordi endringer gjøres i blinde. Det lages mange gode business cases på hva ny teknologi skal realisere av gevinster, men virksomhetene mangler ofte kontroll på de faktiske implikasjonene av endringene.
For å lykkes med endringer er det ekstremt viktig å ha god kontroll på virksomhetsarkitekturen (Les mer om virksomhetsarkitektur her). Mange selskaper feiler fordi de ikke har kontroll på viktige spørsmål som; hvordan ser dagens applikasjonslandskap ut og hvordan er avhengigheten mellom applikasjonene, prosessene, leverandørene, menneskene og avdelingene.
Konsekvensen av å ikke ha kontroll kan være at man endrer eller fjerner teknologi som påvirker andre prosesser, åpner for ukjent risiko eller hemmer ansattes arbeidshverdag. I verste fall kan manglende kontroll medføre feil beslutninger som igjen gjør at du faser ut gode kritiske applikasjoner eller investerer i feil områder. Dette har kostet mange virksomheter dyrt.
Virksomheter som lykkes godt har god kontroll på virksomhetsarkitekturen før man bestemmer seg for å gjøre endringer. Ofte i form av gode initiativ innen Application Portfolio Management (APM). De har gode verktøy og kan enkelt identifisere avhengigheter, “lavthengende frukter” og lage et veikart for digital transformasjon fremover.
Et godt ordtak er: “Problemene fremover skapes av problemene i dag”.
Mange selskaper er avhengig av utdatert teknologi for å levere tjenestene sine eller opprettholde krav til virksomheten. Gamle systemer og eldre teknologi har ofte begrensede integrasjonsmuligheter som fører til at de er en hemsko for innovasjon og automatisering. Den utdaterte teknologien kan være dyr å forvalte og enda dyrere å bytte ut.
Flere transformasjonsprosjekter feiler fordi man ikke har kartlagt godt nok mulighetsrommet utdatert teknologi har. Enten ved at man tar kritiske antagelser om hvordan eldre systemer skal spille sammen med ny teknologi eller ved at ny teknologi ikke er kompatibelt med den eldre teknologien virksomheten har. Dette kan medføre at prosjektet blir vesentlig dyrere eller at verdiforslaget blir begrenset.
Enda viktigere er det å kartlegge hvor digitalt moden virksomheten er med tanke på å gjennomføre de ulike digital initiativene.
Endringer krever ny kompetanse og ny teknologi krever ofte endrede arbeidsmetoder. Mange virksomheter glemmer det menneskelige aspektet ved teknologi og feiler fordi organisasjonen ikke er klar for endringene.
Virksomheter som lykkes har som en del av sin virksomhetsarkitektur kartlagt hvordan legacy-IT støtter opp under virksomhetens kapabiliteter og hvordan disse igjen henger sammen med andre applikasjoner og områder. De har laget en god plan på utfasing av utdatert teknologi og planlagt andre transformasjonsprosjekter etter avhengigheten. De har i tillegg kompetansehevingsprogrammer og ruster organisasjonen med kapabilitetene som trengs for å kunne optimalisere realiseringen av gevinster ved ny teknologi, og få de ansatte til å heie på prosjektene i stedet for å sette seg på bakbeina.
En av hovedgrunnene til at business caset ikke blir realisert og gevinstene uteblir er at virksomheter feiler i å involvere de riktige ekspertene og interessentene i virksomhetens transformasjonsreise. Det er utrolig viktig å innhente innspill og involvere menneskene som benytter og er eksperter på teknologien som skal fases ut eller vil benytte teknologien som skal implementeres. I tillegg må endringsprosjekter forankres hos toppledelsen slik at prosjektet får ressurser, mandat og oppmerksomheten det kreves for å realisere gevinstene.
Vår erfaring er at flere transformasjonsprosjekter feiler fordi de ikke har ressursene, eller forankringen som kreves for å lykkes.
Suksessfulle virksomheter har transformasjonsprosjekter godt forankret i toppledelsen og god kontroll på effekten av endringer gjennom innhenting av innspill og involvering av riktige interessenter.
Kartlegg hvem i organisasjonen som er ansvarlig for de kritiske kapabilitetene som endringen berører. Hvilke prosesser er fullt digitaliserte i dag, og hvilke prosesser bør automatiseres? Få oversikt over din nåværende applikasjonsportefølje. Hvor skal vi kutte, og hvor skal vi investere? God kontroll på virksomhetsarkitekturen er gjengangeren hos suksessfulle virksomheter.
Fokus på fremtiden (og til tider uforståelige desperate forsøk på å komme dit), gjør at det er lett å miste grepet om den kritiske tilstanden i nåtiden. Vi har ofte erfart at virksomheter glemmer å definere tydelige og målbare mål for transformasjonsprosjektene. En annen gjenganger er at virksomhetene ikke har en klar plan på hvordan de skal hente ut gevinstene underveis i prosjektene eller i etterkant av implementering av teknologien. Dette medfører ofte at enkel verdi (“lavthengede frukter”) ikke blir realisert og at man ikke starter med de initiativene som gir størst verdi til virksomheten.
Transformasjons-vinnerne starter med å ha kontroll på virksomhetsarkitekturen i dag. De lager et målbilde på hvor de vil og analyserer hvilke tiltak som gir høyest effekt å realisere. De knytter målene tett opp til den overordnede strategien og har klart definert hvilke ambisjoner transformasjonsprosjektene skal realisere. Deretter utarbeider de en plan med gode og målbare KPI-er for måloppnåelse.
Dagens vinnere er selskaper som gjør endring til en del av selskapets kultur og som en kjernekapabilitet. Endring skjer hurtigere og hurtigere, som gjør at vinnerne er de som klarer å realisere verdi raskt ved å være endringsdyktige og implementere ny teknologi løpende.
I følge PMI (Purchasing Managers’ Index) har det vært en 27% nedgang i bortkastede penger på grunn av dårlig prosjektgjennomføring siden 2013.
Årsaken? Vellykkede organisasjoner sikrer at prosjekt- og programledere har de riktige ferdighetene til å drive og koordinere endringer i dynamiske miljøer.
I rapporten fra 2020 (pre-Covid) fortalte de oss at ledere er mindre fokusert på "endring", men i stedet fokuserer på å integrere smidighet og kreativitet som en del av det organisatoriske DNA-et. Mer enn halvparten (53%) av organisasjonene fortalte at det var en høy prioritet å bygge en kultur som er mottakelig for endring.
Mange ser seg blinde på mulighetene ny teknologi kan by på og glemmer at teknologien må forvaltes og at verdensbildet endrer seg løpende. Dette gjør at virksomheten må implementere endringer løpende for å være i front. Konsekvensen av dette er at business caset ofte faller sammen hvis man ser på kostnadene forbundet med prosjektet over tid. Mange mangler kompetanse og kapasitet internt til å forvalte teknologien, samt implementere løpende endringer. Dette gjør at de har behov for dyr ad hoc bistand fra konsulenter (som ofte bruker lang, og kostbar, tid for å sette seg inn i selskapets situasjon) i forvaltning eller at man ikke klarer å realisere verdien anslått i business caset.
Vinnerne har satt av ressurser og kapasitet til forvaltning internt eller knyttet til seg en god forvaltningspartner. Axaz har en forvaltningsmodell som gjør at vi implementere alle våre løsninger raskt og effektivt. Axaz har også en forretningsmodell hvor vi forvalter og sikrer at du får maksimal verdi ut av alle dine løsninger, inkludert virksomhetsarkitektur.
Kort sagt, digital transformasjon handler om mer enn bare implementering av ny teknologi. Det handler om kultur, endringsdyktighet, involvering, ferdigheter, samt å ha kontroll og oversikt over dagens virksomhetsarkitektur.
Hos Axaz mener vi at digital transformasjon er en kontinuerlig prosess som du proaktivt må inkludere som en del av strategien eller tett knyttet opp til den. Taperne styrer i blinde, mens vinnerne er endringsdyktige, har god oversikt, kontroll og en god plan for hvordan man raskt kan realisere verdi ved bruk av ny teknologi.
Morten er co-founder og virksomhetsarkitekt i Axaz. Morten jobber med å gjøre selskap datadrevet blant annet gjennom god virksomhetsarkitektur. Morten har 6 års erfaring innenfor finans, teknologi og strategi fra PwC. Han er genuint opptatt av å hjelpe selskap med å bli datadrevet og slå konkurrentene gjennom å levere markedsledende IT-tjenester.
Fagartikler, nyheter og annet innhold fra Axaz rett i din innboks, én gang i måneden. Skriv inn mailen under for å melde deg på!
