Virksomhetsarkitektur gir store muligheter til å forme organisasjonen og hente ut gevinster i form av automatisering, kostnadsreduksjoner og digitalisering. Her er 5 områder hvor virksomhetsarkitektur skaper høy forretningsverdi og bidrar til lønnsom, strategisk endring.
[Denne artikkelen er skrevet i samarbeid med Ardoq]
Akkurat som man ikke kan styre et skip uten en kaptein, er digital transformasjon uten en virksomhetsarkitekt dømt til å sette feil kurs. Ettersom rollen som virksomhetsarkitekt ofte misforstås, kan den i mange sammenhenger føles tvetydig. I mange organisasjoner er hensikten med virksomhetsarkitektur ofte uklare for ledelsen, og virksomhetsarkitektene sliter til og med selv noen ganger med å kommunisere verdien av arbeidet de gjør. Dette kan ofte føre til vage mandater i organisasjonen og i prosjekter, i tillegg til dårlig forankring hos toppledelsen.
Virksomhetsarkitektur (EA) bygger bro mellom strategi, organisasjon og IT, og har i dag som hovedformål og skape en effektiv og innovativ virksomhet gjennom teknologi og muligheter. Den raske utviklingen av teknologi gjør at forretningslandskapet endrer seg i rekordfart, noe som byr på løpende nye muligheter og trusler. Digital transformasjon er ikke lenger et stort skippertak, men en kontinuerlig prosess hvor selskaper henter ut gevinster løpende ved bruk av ny teknologi og nye tjenester.
Denne transformasjonen skjer imidlertid ikke av seg selv. Det trengs et kontinuerlig arbeid med virksomhetsarkitektur for at det skal kunne fungere. En virksomhetsarkitekt oppnår dette ved å knytte sammen de forskjellige delene av organisasjonen. Dette bidrar til at alle kan samarbeide med samme forståelse av selskapet, hvordan dagens IT fungerer og hva som er konsekvensene av enhver endring i infrastrukturen. Sammen kan de finne de beste løsningene på viktige problemer, tiltak og muligheter som utformes for å ta organisasjonen inn i fremtiden.
I dag opererer mange virksomheter uten en dedikert EA-rolle eller -funksjon som fører til at sporadiske endringsinitiativ settes i gang uten å ha kontroll eller oversikt over dagens virksomhetsarkitektur. Dette fører ofte til feil prioriteringer, teknisk gjeld og tapte muligheter. I virksomheter som har en dedikert EA-funksjon kan virksomhetsarkitektene ofte slite med dårlig verktøystøtte, mangel på kompetanse til å vite hvor mulighetsrommet ligger, og som nevnt tidligere, mangel på forandring hos ledelsen.
Virksomhetsarkitekter har et stort potensiale til å forme organisasjonen de jobber i. Utfordringene er å forstå hele omfanget av rollen for å kunne rigge virksomheten for fremtiden og kontinuerlig hente ut gevinster.
Her er fem måter virksomhetsarkitekter forbedrer forretningsresultater og er viktige strategiske ressurser i den kontinuerlig digitale transformasjonen.
I en undersøkelse sendt ut av Ardoq (ledende utvikler av EA-verktøy) til over 100 kunder svarte 82% av respondentene at virksomhetsarkitektenes største bidrag til virksomheten er å planlegge for fremtiden.
Virksomhetsarkitekter kan fungere som en forlenget strategisk arm for ledelsen på hvordan organisasjonen kan oppnå den overordnede visjonen og målene. Ved å bruke sin unike forståelse av virksomheten og IT-økosystemet, er de godt posisjonert til å identifisere endringsprosjekter som vil drive virksomhetene mot disse målene.
Strategiske virksomhetsarkitekter har innsikt i teknologiske trender og muligheter. De tar store idéer og oversetter dem til taktiske, håndfaste planer og tiltak. Med rett teknologi kan de modellere scenarier for å forutsi resultatene av endringer og planlegge hvordan virksomheten skal nå dem, inkludert eventuelle avveininger i prosessen. Dette veikartet sparer selskapet for tid og penger, istedenfor å kaste bort ressurser på mer prøving og feiling enn nødvendig.
Når virksomhetsarkitekturen er kartlagt og virksomhetsarkitekten skal begynne med å forbedre organisasjonen er et godt utgangspunkt å identifisere potensielle kostnadsreduksjoner og investeringsmuligheter. Det er vanskelig å gjennomføre strategiske planer og automatisere hvis organisasjonen har et dårlig IT-fundament. Derfor er det viktig at man tidlig sikrer at teknologi-fundamentet er optimalisert, robust og kjører så effektivt som mulig. Som en del av dette arbeidet er det viktig å blant annet optimalisere arbeidsflytene og prosessene i virksomheten.
For å lykkes med dette er det viktig å ha kontroll og oversikt over dagens situasjon og kunnskap om muligheter. Her vil statiske oversikter over virksomheten og IT-arkitekturen i Excel og Visio gi svært begrenset verdi for virksomhetsarkitekter eller beslutningstakere. Smidige virksomheter og virksomhetsarkitekter benytter seg i stedet av dynamiske “Application portfolio management”-verktøy (APM-verktøy), som lar dem fange et helhetlig bilde av bedriftens teknologiske og organisatoriske fundament. Dette gjør at de enkelt kan vurdere, analysere og sammenligne teknologi, systemer og andre investeringer. På den måten er det mer sannsynlig at de gjenkjenner hvilke teknologier som er flaskehalser i organisasjonen, overlapper hverandre eller bare sløser med tid og penger.
Gjennom å styrke organisasjonenes tekniske arkitektur (fra de tekniske verktøyene til individene som utnytter dem) legger virksomhetsarkitekter til rette for at alt som er avhengig av teknologi skal lykkes. Samtidig spares ansatte for tid og energi som kan brukes på å nå større mål.
I stedet for å ha en passiv rolle, bør virksomhetsarkitekter og EA-funksjonen i virksomheter være proaktive og passe på at virksomheter gjennomfører de riktige prosjektene. Som broen mellom forretning og IT bør virksomhetsarkitekter kartlegge virksomhetens prosjekter og knytte dem opp mot de overordnede forretningsmålene. Dette for å sikre at organisasjonen flyttes fra “AS-IS”-stadiet til målbildet eller “TO-BE”. I stedet for å ta en tradisjonell rolle og kun foreslå nye prosjekter for endringens skyld, har virksomhetsarkitektene muligheten til å sørge for at alle initiativer tjener et eksplisitt og målbart formål.
For å oppnå denne synergien må virksomhetsarkitekten proaktivt komme i kontakt med ledere for å forstå forventningene og prioriteringene deres, slik at de kan utarbeide strategier deretter. Vurder hva organisasjonen prøver å oppnå. Er hovedmålet å:
Fra investeringer til oppgavene ansatte jobber med bør endringer i infrastrukturen støtte den overordnede visjonen som ledelsen jobber mot. Hvis ikke det gjør det vil virksomheten bruke masse tid og ressurser på prosjekter som gir liten (eller irrelevant) avkastning. Ved å sparre med ledere vedrørende forventninger, kan virksomhetsarkitektene samarbeide med dem for å finne den beste veien for å oppnå de overordnede målene.
I motsetning til IT-team som ofte opererer mer isolert fra resten av organisasjonen kan virksomhetsarkitekter posisjonere seg mellom forretningen og IT. Dette gjør at de kan gi ledelsen kritisk og omfattende innsikt som gjør dem i stand til å håndtere effekten av endringer, og minimere negative overraskelser. Virksomhetsarkitekter ser hele bilde og kan se hvordan andre variabler enn teknologi påvirker organisatoriske resultater og reagere deretter.
Virksomhetsarkitekter bør kontinuerlig vurdere risiko når de ser på muligheter i virksomheten og IT-arkitekturen. Nøkkelen er å engasjere kolleger og interessenter på tvers av organisasjonen. Alt fra mennesker og prosjekter til teknologi og verktøy henger sammen og alle avhengigheter er ikke like åpenbare. Altså vil en ledergruppes avgjørelse om å kutte eller legge til IT-investeringer uten grundig analyse, utgjøre stor risiko for å skape større problemer enn de som løses.
I en travel hverdag er det ikke gjennomførbart å ha samtaler med alle kollegaer og interessenter for å forstå hvordan ulike initiativ og endringer påvirker dem. Det er her en moderne plattform for virksomhetsarkitektur kan hjelpe. Ved å demokratisere tilgang og distribuere styringsprinsipper og mandater til riktige personer kan ansatte og interessenter på tvers av avdelinger gi innspill på deres respektive områder i virksomheten. I verktøyet Ardoq har vi funksjonalitet som gjør at hver enkelt ansatt og interessent kan oppdatere arkitekturen innenfor sitt område uten spesifikke forkunnskaper. Dette gjør at man får en komplett bilde av virksomhetsarkitekturen fra de riktige interessentene som gjør at ledelsen eller virksomhetsarkitektene slipper å bruke mye tid på intervjuer eller gjette seg frem til ting.
I dag er alle virksomheter mer eller mindre å regne som et IT-selskap hvor virksomhetens ytelse er tett knyttet til IT-arkitekturen. Uten riktige verktøy, systemer eller teknologi jobber de ansatte mindre effektivt og når ikke sitt fulle potensiale. Gjennomføringen av større IT-prosjekter krever dog mer enn bare den første beslutningen om å investere. Det kreves fortsatt god planlegging og fremdriftskontroll for å lykkes med en sømløs implementering. Her er virksomhetsarkitektur viktig. Virksomhetsarkitekter kan komme med informasjon og innspill på hvordan virksomheten henger sammen og hva som er viktig i hvert steg i prosessen. Det er her datamodeller kommer godt med. Fordi arkitektfunksjonen har tatt seg tid til å kartlegge hvordan organisasjonen ser ut i dag og hvordan den skal se ut i fremtiden (målbilde), kan man tydeligere se og vurdere fremdriften, fange opp mangler og flagge eventuelle risikoer på forhånd før det blir kritisk og sårbart.
Stadig flere virksomheter ser verdien av virksomhetsarkitektur for å lykkes med digital transformasjon. Ved hjelp av moderne verktøy og gode partnere kan virksomhetsarkitekter enkelt engasjere kolleger på tvers av organisasjonens hierarki. Virksomhetsarkitektur kan bidra til og gi godt innsikt til forretningsbeslutninger som ikke bare imponerer ledelsen, men gir store gevinster fremover.
Axaz er en IT-partner som har spesialisert seg på moderne og fremtidsrettet virksomhetsarkitektur. I vår tjeneste “Virksomhetsarkitektur” hjelper vi virksomheter med å kartlegge hele virksomhetsarkitekturen, lage målbilder og planer på hvordan selskapet raskt kan optimalisere IT-arkitektur og hente ut gevinster fremover. Vi forvalter også kostnadseffektivt hele virksomhetsarkitekturen for virksomheter og er den interne proaktive virksomhetsarkitekten og sparringspartneren.
Axaz støtter deg hele veien og hjelper deg å få verdi ut av dataen. Du vil realisere verdi raskere, spare tid, penger og ressurser, samt skape momentum til suksessfulle endringer for selskapet.
Morten er co-founder og virksomhetsarkitekt i Axaz. Morten jobber med å gjøre selskap datadrevet blant annet gjennom god virksomhetsarkitektur. Morten har 6 års erfaring innenfor finans, teknologi og strategi fra PwC. Han er genuint opptatt av å hjelpe selskap med å bli datadrevet og slå konkurrentene gjennom å levere markedsledende IT-tjenester.
Fagartikler, nyheter og annet innhold fra Axaz rett i din innboks, én gang i måneden. Skriv inn mailen under for å melde deg på!
